Bekerja dan Berkomunikasi Efektif selama WFH
Untuk mencegah berkembangnya penularan COVID-19 ini, pemerintah membuat kebijakan untuk Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Salah satu kebijakan PSBB ini adalah Bekerja dari Rumah yang biasa dikenal WFH (Work From Home). Pemerintah memberlakukan sejak Maret 2020 dan diperpanjang pada Januari 2021 dengan waktu yang belum tentu. Selama WFH, tanggung jawab dan pekerjaan organisasi tentu tetap diselesaikan sama seperti saat bekerja di kantor. Kelebihan dalam WFH adalah lebih hemat waktu perjalanan ke kantor yang membutuhkan 2-3 jam sekali jalan.
KAPAL Perempuan juga menerapkan WFH sejak Maret 2020 dan belum akan mengakhiri mengingat penularan COVID-19 semakin meningkat. Mengelola kerja di rumah mensyaratkan sikap disiplin dan bertanggung jawab dari para staf. Di dalam WFH ini KAPAL Perempuan menerapkan peraturan yang sama seperti bekerja di kantor sesuai SOP.
Jam kerja. Waktu kerja tetap saja 8 jam per hari yang dimulai pukul 09.00-17.00 dan satu jam istirahat pada pukul 12.00-13.00. Jika ada beberapa organisasi yang memfleksibelkan waktu kerja tapi KAPAL Perempuan tetap sesuai dengan waktu kerja secara umum yang dilakukan organisasi, lembaga, pemerintahan. Jika diberlakukan sesuai waktu yang diinginkan staf, misalnya lebih banyak kerja di malam hari maka jika ada hal penting yang harus direspon siang hari akan tertunda karena bukan waktu kerjanya. Perbedaan waktu kerja antar staf akan membuat kesulitan berkoordinasi.
Presensi on off. KAPAL Perempuan memberlakukan presensi melalui Grup WA Staf. Staf yang sudah siap bekerja pada pukul 09.00 maka akan menyampaikan di grup bahwa dirinya sudah on. Pada saat staf menyatakan dirinya on maka sudah siap bekerja dan dapat dihubungi kapan saja oleh organisasi atau tim-nya jika ada hal penting yang akan dikoordinasikan. Juga merespon pesan melalui WA yang terkait dengan pekerjaanya. Demikian juga pada pukul 17.00, staf dapat menyampaikan kembali di grup bahwa dirinya off, yang artinya sudah berhenti bekerja. Meskipun dalam banyak kasus, staf off di atas pukul 17.00 tergantung kebutuhannya.
Fleksibilitas. Fleksibilitas tetap ada dalam kebijakan KAPAL Perempuan. Setiap staf yang mempunyai keperluan penting, misalnya ada keluarga sakit, bisa melakukan ijin. Jika harus mendampingi anak belajar dan agak intensif, maka dapat meminta ijin Direktur atau Deputi bahwa pada rentang waktu yang dibutuhkan sedang mendampingi anak dan mengganti waktu kerja. Ijin tersebut akan diinformasikan ke grup juga supaya tim-nya mengetahui dan tidak kebingungan jika tidak bisa dikontak.
Bekerja di kantor. Meskipun sebagian besar staf 90% lebih, kantor tetap buka karena untuk merespon surat, ekspedisi, menjaga keamanan dan kebersihan kantor tetap harus dilakukan. Staf yang bertugas datang bergantian. Bagian keuangan secara berkala datang ke kantor karena banyak dokumen yang tidak semua dapat dibawa ke rumah. Juga ada beberapa rapat koordinasi yang tidak bisa hanya melalui online, maka akan datang ke kantor dengan disiplin pada protokol kesehatan.
Monitoring dan evaluasi. Untuk mengetahui bahwa kerja-kerja berjalan sesuai rencana maka dilakukan update di grup WA masing-masing program, ke grup Tim Inti dan rapat koordinasi bulanan. Dalam rapat ini, semua staf dapat mengetahui perkembangan kegiatan dari masing-masing tim sehingga seluruh staf KAPAL Perempuan saling mengetahui semua kegiatan yang sedang dilakukan.
Berkomunikasi yang menjembatani jarak. Meskipun teknologi sudah canggih dan dapat mempertemukan setiap orang dalam ruang virtual kapan saja tapi jarak tetap terasa masih ada. Untuk itu, KAPAL Perempuan mendiskusikan dengan para staf dan menyepakati bahwa jika rapat menggunakan aplikasi online maka video harus dibuka supaya bisa saling melihat ekspresi temannya. Ini juga berlaku jika mengikuti pertemuan virtual dengan organisasi lain dengan batasan sampai 50 orang. Jika pesertanya di atas 50 orang, staf KAPAL Perempuan dapat mematikan videonya dan tetap membuka videonya apabila bertanya atau merespon diskusi. Komunikasi melalui grup WA juga harus direspon terutama jika berkaitan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya terutama pada hari kerja.
WFH dapat tetap efektif jika dikelola bersama dengan baik. Di masa depan, WFH ini dapat menjadi salah satu alternatif model kerja, terutama di kota-kota besar yang tingkat kepadatan kendaraan tinggi karena dapat mengurangi stress di perjalanan dan menghemat waktu. Bekerja di kantor, dapat dilakukan sesekali terutama jika mendiskusikan hal penting secara intensif dan confidential. (Bd)